Teoria kowbojów, czyli (nietypowo) o kontroli procesów

Kontrola procesów – wprowadzenie

 

Organizacja, kontrola i zarządzanie procesami w firmie to nie lada wyzwanie. W praktyce rodzi wiele pytań:

– czy proces przebiega prawidłowo czy nie?

– co jest sytuacją „normalną”, a kiedy mamy do czynienia z działaniem niestandardowym?

– kiedy reagować na odchylenia i kto powinien to robić?

– jak radzić sobie z sytuacjami nietypowymi?

– po co kontrolować procesy?

– jaką rolę pełnią Managerowie, Liderzy, Brygadziści, etc.?

 

„Teoria kowbojów” (zaczytana w gąszczu informacji w sieci), mimo, że brzmi nieco śmiesznie, doskonale wyjaśnia sens organizacji i kontroli procesów. Pomaga też znaleźć odpowiedź na pytania wymienione powyżej, o cel kontroli, standard przebiegu procesu i roli kadry zarządzającej.

 

„Teoria kowbojów”

 

Ilu kowbojów potrzeba do przepędzenia stada 3000 krów z jednego końca stanu na drugi?

 

100?

50?

10?

….

 

Hmmm… odpowiedź nie jest taka prosta na typ etapie.

Po pierwsze musimy wiedzieć jak wygląda takie przepędzanie bydła, tj. jaki jest standardowy proces.

Po drugie – na czym polega praca kowboja?

 

A więc ….

 

Przepędzanie bydła (ogólnie mówiąc) polega na tym, że krowy idą sobie dłuuuugim stadem. I do czasu, gdy żadna krowa nie zacznie próbować odłączyć się od reszty stada – kowboje nie mają tak naprawdę nic do roboty.  Spokojnie podążają za bydłem, obserwują i pilnują, żeby krowy szły naprzód.

Od czasu do czasu jednak jakaś krowa próbuje odłączyć się od pozostałych i odejść w bok. I wtedy kowboj reaguje – pędzi do krowy i zagania ją z powrotem do stada.

Im więcej krów w stadzie, tym większe prawdopodobieństwo, że część z nich zacznie odłączać się od reszty, dlatego kowboj musi reagować szybko i stanowczo.

 

 

Jak więc wygląda standardowy proces?

Krowy idą wyznaczoną trasą, jednym stadem.

 

Jaka jest rola kowboja?

W standardowym przebiegu procesu nic nie musi robić, nie musi reagować i podejmować żadnych działań. Po prostu podąża za stadem i obserwuje.

 

Kiedy kowboj zaczyna działać?

Gdy krowa odłączy się od stada na określoną odległość. Określona odległość to taka, którą dopuszcza kowboj, i która pozwala mu na spokojnie dogonienie krowy-uciekinierki, nie tracąc na oku przy okazji pozostałych krów.

 

Produkcyjny „kowboj” i jego „stado”

 

Podobnie, jak kowboje na amerykańskich pastwiskach nadzorują swoje stada krów, tak Managerowie / Brygadziści/ Liderzy nadzorują przebieg procesów w przedsiębiorstwie.

 

Wędrujące stado krów to nic innego jak proces produkcyjny.

Uciekająca krowa natomiast to wszelkiego rodzaju odchylenia – awarie, braki, błędy jakościowe, przestoje, poprawki, etc.

 

Jeśli ustalony jest standard przebiegu procesu, określone są granice tolerancji dla odchyleń – produkcyjni „kowboje” (czyli liderzy, brygadziści, koordynatorzy) nie muszą nic robić, wystarczy, że będą obserwować proces. Nie muszą też nikogo angażować do obsługi procesu poza pracownikami (operatorami).

Sytuacja odbiegająca od standardu jest od razu widoczna, transparentna. Jest to sygnał, że do akcji musi wkroczyć osoba decyzyjna, np. Manager, która zajmie się problemem i podejmie odpowiednie działania.

 

Przykład:

 

Awaria maszyny powoduje przestój linii produkcyjnej. Przestój natomiast oznacza, że wyroby nie są wytwarzane. Idąc dalej – nie ma produktów, więc nie ma sprzedaży, a w konsekwencji nie ma przychodu, itd.

Jak widać na tym przykładzie, odchylenie jakim jest awaria, powoduje szereg konsekwencji. Taka sytuacja bez wątpienia wymaga natychmiastowej reakcji ze strony kadry zarządzającej. Natychmiastowej… więc mówimy już o „gaszeniu pożaru”.

Aby „kowboj” mógł spokojnie obserwować proces, działania powinny być podjęte znacznie wcześniej, wówczas, gdy pierwsze wyniki zaczęły odbiegać od normy, co wskazywałoby na problem z maszyną.

 

Zbyt późna reakcja uruchamia lawinę pytań i działań:

– Angażować dodatkowe środki w ekspresową naprawę?

– Uruchamiać pracę w nadgodzinach, żeby nadrobić produkcję?

– Ustawić pracę w weekend?

– A może skrócić przeglądy i wykonać je pobieżnie, aby zyskać trochę czasu do nadrobienia produkcji?

 

Brak jednoznacznej informacji o tym jaki jest standard i granice tolerancji powoduje, że Lider, Brygadzista czy Manager nie wie kiedy zacząć reagować, co jest sytuacją nietypową. W konsekwencji kadra zarządzająca musi non-stop interweniować i gasić pożary.

A sytuacją idealną było by nadzorowanie procesu tak, jak ten przysłowiowy kowboj nadzoruje swoje stado – tj. doskonały manager tak potrafi zorganizować pracę, standardy oraz procesy, że swoją pracę decyzyjną jest w stanie ograniczyć do minimum. (No ale wtedy podwładni będą szemrać, że „nic nie robi całymi dniami, a zarabia kokosy” ;p).

 

A wracając do pytania zadanego na początku wpisu:

 

Ilu kowbojów potrzeba do przepędzenia stada 3000 krów z jednego końca stanu na drugi?

 

Odpowiedź brzmi:  Nie wiem, ilu. Nie mam doświadczenia w przepędzaniu krów 🙂

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *