Sposobów organizacji i zasad działania programów sugestii pracowniczych jest bardzo wiele. Dużo zależy od czynników opisanych w cz.1[czytaj tutaj]
Bardzo trafne spostrzeżenia są zawarte w raporcie przygotowanym przez SLMP: http://leanpolska.org/wp-content/uploads/Raport-SLMP-Programy-sugestii-pracowniczych-2014.pdf
Ciekawi Cię jak inne przedsiębiorstwa zorganizowały własne systemy sugestii? Czytaj poniżej i oceń czy w Twojej firmie sprawdziło by się któreś z przedstawionych rozwiązań. A może masz lepszy pomysł na organizację programu inicjatyw pracowniczych?
Przykład #1 – Firma produkcyjna, średniej wielkości, polska
Zasady:
– w programie sugestii mogą brać udział wyłącznie pracownicy produkcji , którzy nie pełnią funkcji zarządczej
– pomysł musi wpływać na optymalizację kosztów, tj. musi przynosić realne oszczędności
– realizacja zatwierdzonego pomysłu nie jest ograniczona w czasie i zależy od dostępności zasobów
– pomysł może dotyczyć dowolnego obszaru funkcjonowania firmy
– pomysły zgłasza się w formie papierowej i przekazuje do Administratora Programu, który je weryfikuje i ocenia
– ostateczną decyzje o wdrożeniu podejmuje Dyrektor Zarządzający
– brak celów ilościowych
– autor / autorzy pomysłu otrzymuje nagrodę dopiero po wdrożeniu pomysłu
– motywator: nagroda pieniężna, która stanowi pewien % od oszczędności
Przykład #2 – Firma produkcyjna, duża, międzynarodowa
Zasady:
– w programie mogą brać udział pracownicy, którzy nie pełnią funkcji zarządczej (produkcja i biura)
– pomysł powinien wpływać na redukcję strat (Muda), poprawę jakości i bezpieczeństwa pracy
– czas realizacji zatwierdzonego pomysłu ograniczony w czasie
– pomysły wdrażają autorzy. Wyjątkiem są te sugestie, które wykraczają poza zakres kompetencji danego pracownika
– pomysł może dotyczyć dowolnego obszaru funkcjonowania firmy
– sugestie zgłasza się w formie papierowej lub elektronicznej do Administratora Programu. Ten weryfikuje pomysł i przekazuje do oceny specjaliście z danej tematyki
– ostateczną decyzję o wdrożeniu podejmuje osoba odpowiedzialna za obszar, którego dotyczy pomysł
– każdy pracownik powinien zgłosić konkretną liczbę pomysłów
– autor / autorzy pomysłu nagradza się w formie przyznawanych punktów, na każdym etapie oceny i wdrożenia mogą zdobyć pewną część z maksymalnej puli punktów
– każdy zatwierdzony pomysł ocenia się wg określonej, stałej puli punktów
– punkty za kolejne pomysły kumulują się
– pracownicy mogą wymieniać punkty na: nagrody rzeczowe, gadżety, vouchery lub bony pieniężne
– motywator: dodatkowe nagrody miesięczne, kwartalne, roczne za aktywne uczestnictwo w programie
Przykład #3 – Firma produkcyjna, duża, międzynarodowa
Zasady:
– w programie mogą brać udział pracownicy, którzy nie pełnią funkcji zarządczej (produkcja i biura)
– każdy pomysł przed zgłoszeniem weryfikuje osoba odpowiedzialną za usprawniany obszar oraz oszacowuje oszczędności finansowe
– pomysły zgłasza się drogą elektroniczną (mogą figurować jako anonimowe na etapie oceny)
– pierwszym etapem oceny jest podział wszystkich pomysłów na dwie grupy: drobne usprawnienia (Kaizeny) i pomysły oszczędnościowe
– drobnych pomysłów się nie nagradza
– pomysły oszczędnościowe nagradza się w formie premii dla autorów pomysłu
– nagrody przyznaje się w określonym terminie, nie ma znaczenia etap wdrożenia
– sugestie wdrażają właściciele usprawnianych obszarów
– brak dodatkowych motywatorów
Przykład #4 – Firma usługowa, średniej wielkości, polska
Zasady:
– w programie borą udział wszyscy pracownicy, nie ma znaczenia jaką pełnioną funkcję w organizacji
– brak wytycznych na poprawę jakich elementów powinien wpływać pomysł
– pomysł może dotyczyć dowolnego obszaru funkcjonowania firmy
– pomysły można zgłaszać w formie papierowej i umieszczać w specjalnym „Punkcie z sugestiami”, widocznym dla wszystkich pracowników i klientów, każdy może się z nimi zapoznać
– autorzy przedstawiają swoje pomysły na cyklicznych spotkaniach
– o wdrożeniu decydują wszyscy uczestnicy spotkania
– realizacja pomysłu nie ma ograniczenia czasowego
– za wdrożenie odpowiada autor pomysłu lub osoba odpowiedzialna za usprawniany obszar
– pracownik nie dostaje nagrody za każdy pomysł; nagradzana jest jego aktywność
– motywator: integracje pracownicze, wyróżnienie na tle innych pracowników i klientów firmy, listy gratulacyjne
Jak widzisz sposób organizacji systemów wspierających inicjatywy / pomysły pracownicze różni się w każdym przypadku, a to tylko drobny wycinek z możliwych rozwiązań.
Jak wdrażać Programy Sugestii?
Jesteś na początku przygody z ciągłym doskonaleniem? Twoja firma stoi przed decyzją
– wdrażać program sugestii czy nie?
– płacić za pomysły czy nie płacić?
– wyznaczać cel na ilość sugestii czy nie?
Proponuję w pierwszej kolejności przeprowadzić ankietę dwukierunkową, „od góry” i „od dołu” organizacji.
Management powinien odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:
– Czy w firmie aktualnie funkcjonuje Program Sugestii?
– Czy jest potrzeba wprowadzenia lub zmiany Programu Sugestii?
– Dla kogo zamierzacie dedykować program – dla konkretnej grupy pracowników czy dla całej organizacji?
– Kto ma nadzorować Program Sugestii? Mamy odpowiednie zasoby?
– Czy są obszary, które szczególnie chcemy usprawnić?
– Czy zależy nam na szybkim wprowadzaniu usprawnień?
– Mamy budżet na ewentualne inwestycje?
Nie myśl, że na tym koniec. Nie ma żadnych wątpliwości, kto stanowi siłę napędową programów sugestii. To PRACOWNICY – osoby, które najwięcej wiedzą co można ulepszyć w naszych organizacjach. Są najbliżej procesów. Warto wysłuchać ich głosu i opinii. Zwykle wystarczy zadać kilka pytań, m.in.:
– Czy widzisz potrzebę wprowadzenia lub zmiany istniejącego Programu Sugestii?
– Co Cię motywuje do zgłaszania pomysłów?
Zbierz odpowiedzi i przystąp do kreowania systemu inicjatyw pracowniczych szytego na miarę Twojej firmy. Wówczas będziesz pewien, że jest to program najbardziej odpowiedni dla Twojej organizacji.