Cykl PDCA – plan, działanie, sprawdzenie, wykonanie

Strategia działania wg PDCA

 

Cykl PDCA, lub inaczej koło Deminga, to coś więcej niż tylko metoda ciągłego doskonalenia. To pewnego rodzaju sposób postępowa, a nawet strategia działania, zmierzająca do osiągnięcia obranego celu.

Skrót PDCA oznacza:

P – PLAN / Plan

D – DO / Działanie

C – CHECK / Sprawdzenie

A – ACT / Wykonanie

 

 

Sposób postępowania w przypadku tego podejścia, jest bardzo zbliżony do metody DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control). Dlatego też sporo osób zajmujących się m.in. ciągłym doskonaleniem, czy zarządzaniem projektami, stosuje wymiennie oba te podejścia.

PDCA sprawdza się przy analizie i rozwiązywaniu różnego typu problemów, ale też świetnie nadaje się do prowadzenia projektów, czy nawet budowania strategii organizacji.

 

Sposób postępowania, w przypadku stosowania metody PDCA  jest bardzo intuicyjny.  Nie trudno się domyśleć, że swoje działania należy oprzeć o cztery kolejne etapy, rozpoczynając od planowania, poprzez działanie, sprawdzenie i wreszcie wykonanie.

Ostatni (jakby się wydawało) etap, czyli Act,  dostarcza często zaskakujących odkryć i wniosków, które wymuszają kolejne działania. W ten sposób właśnie nasze postępowanie zatacza kolejny krąg, cykl, a  odkrywając coraz to nowsze zagadnienia do rozwiązania doskonalimy swoje otoczenie.

 

Poniższy schemat doskonale obrazuje proces Continuous improvement, przy wykorzystaniu podejścia PDCA:

 

 

 

Analiza problemu w cyklu PDCA

 

Krok #1 – P – Plan

Pierwszy etap analizy PDCA, czyli Plan, powinien być przeprowadzony z możliwie dużą dokładnością. Im lepiej bowiem przygotujemy się do analizowanego tematu na początku, tym łatwiej będzie przejść przez pozostałe kroki i przybliżyć się do zamierzonego celu.

Przyjmijmy, że analizowanym problemem jest: Opracowanie strategii organizacji w oparciu o metodykę lean.

Od czego więc zacząć?

Najlepiej od opisania / udokumentowania aktualnej sytuacji. Odpowiedz na pytanie:

– czy i jaka strategia obowiązuje aktualnie?

 

Gotowe? Czas więc na zdefiniowanie:

– dlaczego widzimy potrzebę zmiany? co wpłynęło na naszą decyzję?

– co chcemy osiągnąć dzięki oparciu strategii organizacji na metodyce lean?

– jak zamierzamy to zrobić?

– w jakiej perspektywie czasowej oczekujemy efektów? Jakich efektów?

– kto powinien być zaangażowany w proces?

 

Mając odpowiedzi na te pytania konieczne jest przeanalizowanie i zdefiniowanie głównych przyczyn niepowodzenia dotychczasowej strategii lub elementów, które wpłynęły na naszą decyzję o wprowadzeniu zmiany.

Podsumowując etap planowania konieczne jest postawienie konkretnego celu do zrealizowania, ustalenie jakiego efektu oczekujemy.

Dopiero wówczas można przejść do kolejnego etapu analizy, jakim jest działanie.

 

 

 

Elementy planowania w cyklu PDCA (opracowanie własne)

 

Krok #2 – D – Działanie

 

To jest właśnie ten moment, w którym należy wprowadzić w życie założenia z pierwszego etapu.

Jeśli rozstrzygali byśmy, który z elementów PDCA jest najtrudniejszy – z pewnością wygrywa ten krok, czyli działanie / wdrożenie. Na tym etapie zderzają się ze sobą nasze oczekiwania i realia.

Na początku konieczne jest powołanie zespołu lub zespołów, podzielonych tematycznie i zadaniowo. Dzięki temu będzie można równolegle prowadzić pod-projekty w różnych obszarach, optymalizując tym samym czas całego zadania.

Wszystkie prace powinny być prowadzone wg ustalonego harmonogramu, nad którym czuwa „Leader (tej) zmiany”.

 

 

Elementy działania w cyklu PDCA (opracowanie własne)

 

Krok #3 – C – Sprawdzenie

 

Traktując zadanie, jakim jest: „Wprowadzenie strategii organizacji w duchu lean”, jako problem do rozwiązania i postępując wg cyklu PDCA, dochodzimy w końcu do trzeciego kroku, czyli sprawdzenia.

Ten etap wymusza na nas pewną refleksję nt skuteczności podjętych działań.

1. Czy widzimy zmianę na lepsze?

2. Czy udało się nam poprawić określone wskaźniki / efektywność / transparentność?

3. Czy prawidłowo komunikujemy zmiany?

4. Gdzie napotkaliśmy trudności?

 

To tylko część pytań jaka nasuwa się na tym etapie, a wszystkie zmierzają do porównania: Jak było? Jaki proces zastaliśmy?

A… Co udało się zrobić? Jak jest aktualnie?

 

 

Elementy sprawdzenia w cyklu PDCA (opracowanie własne)

 

Krok #4 – A – Wykonanie

 

I takim sposobem dotarliśmy do ostatniego (jakby się mogło wydawać) etapu, czyli wykonania.

Jest to podsumowanie osiągnięć, przekształcenie ich w standardy i ustabilizowanie.

Wszelkie nierozwiązane problemy stają się natomiast podstawą do rozpoczęcia nowego cyklu PDCA, czyli kolejnego Planu, Działania, Sprawdzenia i Wykonania.

 

 

Elementy wykonania w cyklu PDCA (opracowanie własne)

 

 

Podsumowanie

 

Cykl PDCA, koło Deminga – w bardzo kompleksowy sposób pozwala wgryźć się w analizowany problem, zagadnienie.

Ta metoda idealnie obrazuje proces ciągłego doskonalenia. Każdy element analizy może przebiegać w cyklu, kolejne etapy zazębiają się. Drobnymi krokami, systematycznie wchodzimy w coraz to nowsze zagadnienia, a rozwiązując napotkane problemy – doskonalimy proces.

 

Cykl PDCA – kompleksowe i projektowe podejście do analizy problemu

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *