LEAN HR – niewielki wysiłek, ogromne rezultaty

Wstęp – czyli kilka słów o Lean Management

 

„Istotne dla wspólnego dobra jest wspieranie jednostek, ponieważ tylko jednostka może wytworzyć nowe idee, które niezbędne są społeczeństwu dla jego ciągłego rozwoju, a także, w istocie, dla uniknięcia wyjałowienia i stagnacji.”

Albert Eistein

 

Lean Management (pol. szczupłe zarządzanie) mówiąc ogólnie, to sposób zarządzania przedsiębiorstwem zorientowany na maksymalizację wartości dla klienta i minimalizację strat.

 

Mówiąc o stratach mam na myśli:

– zakłócenia przepływu materiałów i informacji,

– nadmierne obciążenie,

– marnotrawstwa (w tym: nadmierne przetwarzanie, poprawianie braków i błędów, nadmierny transport, zapasy, nadprodukcja, oczekiwanie, niepotrzebne przemieszczenia oraz niewykorzystana kreatywność pracowników).

Zarządzanie w myśl filozofii Lean Management daje efekty w postaci:

  • niższych kosztów wytwarzania
  • wysokiej jakości oferowanych produktów i usług
  • zwiększenia wydajności zasobów
  • poprawy wyników finansowych przedsiębiorstwa
  • uproszenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem
  • wzrostu konkurencyjności firmy

Głównym celem Lean Management jest więc „wyszczuplenie” produkcji i procesów, tj. zarządzanie w taki sposób, aby maksymalizować wartość dodaną dla klienta wewnętrznego i zewnętrznego, przy jednoczesnym zachowaniu jak najwyższej jakości  i optymalnych kosztów.

 

Trójkąt jakości Lean Management

 

Jaka jest rola HR w Lean Management?

 

Istota Lean Management to OSIĄGNĄĆ WIĘCEJ DZIĘKI MNIEJ. W tym kontekście konieczne jest skuteczne połączenie ilościowe i jakościowe dostępnych zasobów, jak również optymalizacja procesów związanych z tymi zasobami. Punktem wyjścia jest identyfikacja klientów lub użytkowników świadczonych usług oraz analiza procesu świadczenia usług wartości dla użytkowników.

A skoro mowa o zasobach (w kontekście personelu), to nie sposób pominąć tu roli Human Resources (HR).

 

Aby zrozumieć więc rolę HR w Lean Management musimy zrozumieć, kto jest klientem dla tego obszaru oraz w jaki sposób tworzyć wartość dodaną dla odbiorcy?

 

Oczywiście głównym klientem dla HR jest Top Management, kierownictwo średniego szczebla i zasadniczo wszyscy pracownicy. Mogą to być również klienci zewnętrzni, potencjalni nowi pracownicy oraz odbiorcy statystyk i wszelkiego rodzaju danych.

HR musi więc uczestniczyć na każdym etapie planowania i rozwoju strategicznego organizacji, aby w odpowiedni sposób skaskadować najistotniejsze elementy do wszystkich pracowników organizacji.

Główne procesy HR muszą być więc wydajne i skuteczne, wspierane m.in. przez odpowiednie narzędzia i programy.

 

Czym jest więc LEAN HR?

 

Human Resources (HR) to jednostka, która odpowiada za zarządzanie zasobami ludzkimi.

Można więc powiedzieć najogólniej, że LEAN HR to koncepcja zrównoważonego zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie.

Zadania i działania HR w duchu filozofii Lean powinny skupiać się na wyzwalaniu wśród Top Managementu i Kierownictwa średniego szczebla umiejętności zarządzania personelem w taki sposób, aby pracownicy byli zmotywowani i zaangażowani. Jednocześnie zaś zapewnienie pracownikom optymalnego środowiska do rozwoju.

Istotnym elementem Lean HR jest również tworzenie wartości dodanej poprzez eliminację marnotrawstw, a konkretnie jednego najważniejszego z punktu widzenia zasobów ludzkich – niewykorzystanego potencjału i kreatywności pracowników. Często ten aspekt nie jest traktowany przez przełożonych z należytą uwagą, bo na pierwszy rzut oka nie ma wpływu na wyniki.

I to jest błąd! Pracownicy, którzy nie czują się angażowani i motywowani zaczynają popełniać błędy, a w ten sposób zwiększa się ryzyko powstawania innych strat i marnotrawstw.

 

Kluczowym elementem Lean HR jest zatem dwukierunkowe działanie:

1. zarządzanie kompetencjami i rozwojem pracowników

2. wspieranie i podnoszenie  kompetencji kierownictwa firmy w każdym aspekcie związanym z zarządzaniem personelem

 

A zadania Lean HR, które mają znaczenie dla tworzenia wartości dodanej dla klienta to:

– zapewnienie wiedzy specjalistycznej w zakresie rozwoju organizacyjnego
– dostarczenie wskazówek i strategii dotyczącej polityki kadrowej
– zapewnienie usług i wiedzy specjalistycznej w zakresie procedur rekrutacyjnych
– dbanie o aktualizację systemu informacji dla personelu
– zapewnienie właściwego zarządzania płacami
– rozumienie potrzeb w zakresie rozwoju kompetencji i zapewnienia odpowiednich szkoleń
– porozumienie i negocjacje z przedstawicielami pracowników / związkami zawodowymi
– zapewnienie wiedzy specjalistycznej w zakresie zdrowia, środowiska i bezpieczeństwa

 

Czym nie jest LEAN HR? czyli LEAN w HR

 

Już widzę przerażenie w oczach koleżanek i kolegów z działów HR na wieść, że organizacja chce stosować filozofię Lean HR. Dlaczego?

Bo bardzo często myli się pojęcie Lean HR z Lean w HR. Wiele firm zaczyna bowiem wprowadzać wybrane narzędzia Lean w działach HR, czasem „na siłę”, bez wcześniejszego przygotowania i przeszkolenia załogi, sądząc że wprowadza Lean HR. Takie podejście nie może więc budzić entuzjazmu wśród pracowników działów personalnych.

W znacznej części firm uwaga skupia się na eliminacji 7 rodzajów strat i standaryzacji wybranych czynności w HR. Takie działania charakteryzują jednak Lean Office, a nie Lean HR. Lean Office, czy Lean Administration, oczywiście również ma bardzo istotny wpływ dla rozwoju strategicznego całej organizacji, ale to zupełnie inny aspekt.

Lean HR nie może być też interpretowany, jako zastąpienie kompetencji przełożonych w  zarządzaniu załogą przez jednostkę HR. Dział HR ma wspierać, poprzez stosowanie pewnych narzędzi i programów, pracowników i kierownictwo firmy w budowaniu kreatywnego myślenia i zaangażowania w realizację celów jednostki i celów strategicznych. Tylko takie podejście może budować sukces organizacji.

 

Narzędzia LEAN HR

 

Wiadomo już jakie zadania z punktu widzenia kompetencji HR wpływają na zwiększenie wartości dla klienta. Ale jak je skutecznie realizować? Jakich użyć technik i narzędzi, aby zrealizować założenia Lean HR?

Paleta możliwości jest duża, jest z czego wybierać 🙂

Jeden z przykładów poniżej.

 

Matryca elastyczności pracowników / Matryca kompetencji

 

Niezmiernie ważne dla zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji i rozwoju pracowników jest zbudowanie systemu zarządzania ich umiejętnościami. Ciekawym narzędziem, jakie można zastosować w tym celu jest matryca kompetencji.

Matryca kompetencji jest narzędziem pozwalającym z jednej strony – określić zdolności pracownicze w kontekście ich mobilności i specjalizacji, a z drugiej – zdefiniować potencjał analizowanego obszaru.

 

– Matryca stanowi narzędzie do oceny pracownika pod kątem umiejętności i predyspozycji – informacji o zdolnościach i potencjale kadrowym przedsiębiorstwa.

– Wskazuje też wąskie gardła i niezbędne kierunki rozwoju kadry.

– Pozwala określić planowane fluktuacje (np. w zakresie doboru zawodowego).

Istotne dla prawidłowego funkcjonowania matrycy kompetencji jest, aby była rozwijana wraz z rozwojem pracowników i organizacji.

 

Jakie znaczenie ma matryca kompetencji?

 

DLA PRACOWNIKA

  • Większe poczucie pewności pracy i docenienia jego pracy
  • Jasne pojęcie o tym czego się od niego oczekuje
  • Informacja zwrotna o możliwości rozwoju

DLA PRZEŁOŻONEGO

  • Większe poczucie pewności w zarządzaniu
  • Dokumentację postępów pracownika
  • Pomoc w określaniu celów pracownika
  • Jasne kryteria dla podjęcia decyzji o rozwoju pracownika

DLA FIRMY

  • Pozwala oszacować niewykorzystany potencjał załogi
  • Wskazuje wąskie gardła
  • Zapewnia, że system rozwoju i awansów nie jest przypadkowy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *