2# Cost saving – Jak bezboleśnie minimalizować koszty HR?

Osiągnąć wiele, przy niemal zerowym budżecie?

 

Myślisz, że to niemożliwe?

Na pewno trudne, ale nie niemożliwe.

 

Przed takim wyzwaniem – małego lub mocno „okrojonego” budżetu –  bardzo często stają działy personalne, gdy planowany jest budżet i wszelkiego rodzaju inicjatywy oszczędnościowe. HR jest zwykle „na celowniku”, gdyż (jak zostało to opisane w  01# Cost saving), koszty pracownicze plasują się na jednej z trzech głównych pozycji generujących największe koszty w organizacji.

 

A oczekiwania są, że wielkie rzeczy zadzieją się z niemal zerowym budżetem.  Może wydawać się to niemożliwe, ale dobra wiadomość jest taka, że czasami udaje się to zrobić 🙂

 

Kilka przykładów…

 

Pozyskiwanie talentów – rekrutacja

 

Pozyskiwanie i skuteczne zatrzymywanie talentów to jedna z najtrudniejszych, a zarazem najbardziej kosztownych zadań, które wykonuje dział HR.

Obniżenie kosztów w tym obszarze wiąże się więc ze skutecznym i sprawnym przeprowadzeniem całego procesu pozyskiwania talentów: od określenia wymagań i niezbędnych kwalifikacji, po zgromadzenie i wybór kandydatów.  Szybkie znalezienie właściwej osoby na określone stanowisko pozwala zredukować koszty długotrwałego lub wielokrotnie przeprowadzanego procesu rekrutacji.

 

Jak redukować koszty rekrutacji?

 

Jeśli chodzi o rekrutację, istnieją sposoby, aby obniżyć koszty, nie powodując przy tym „cierpienia” na dłuższą metę. 

 

Skupię się na dwóch aspektach procesu rekrutacji:

1. Pozyskanie informacji o potrzebie rekrutacyjnej i pożądanych kwalifikacjach kandydatów. (proces wewnętrzny)

2. Przeprowadzenie procesu rekrutacji. (proces wewnętrzny i zewnętrzny)

 

Bardzo wiele firm zapomina o potencjale oszczędnościowym, jaki daje punkt 1., i od razu przechodzi do cięcia kosztów w samym procesie pozyskania talentów.

Jak mówi przysłowie: „Czas to pieniądz”, więc im sprawniej i dokładniej ustalimy profil kandydata, tym mniejsze będą koszty wewnętrzne rekrutacji. Dlaczego? Bo angażujemy mniej czasu działu personalnego i szybciej  obsadzamy wolny etat, który może „zarabiać na siebie”.

 

Jak usprawnić proces wewnętrzny – pozyskanie informacji o potrzebie rekrutacyjnej i kwalifikacjach kandydata?

Standaryzacja

  • określ, co musisz zrobić jako rekruter, aby pozyskać informacje o profilu kandydata
  • potwierdź wymagania z kadrą managerską
  • rozpocznij proces pozyskiwania talentów
  • określ maksymalny czas na wykonanie każdego etapu

 

 

Co można zrobić, żeby obniżyć koszty procesu rekrutacji – proces wewnętrzny i zewnętrzny?

 

a) Rekrutacja wewnętrzna – sprawdź, czy wewnątrz organizacji są kandydaci spełniający wymagania nowego stanowiska i zainteresowani zmianą. Jeśli tak – weź ich pod uwagę. Po co szukać daleko, skoro zasoby są dostępne „od ręki”.

 

b) Wynajęcie rekrutera – rozwiązanie dla firm, które stoją przed trudnym wyzwaniem przeprowadzenia szybkich i masowych rekrutacji, a własne zasoby nie są wystarczające na przeprowadzenie tego procesu. Jest to też alternatywa dla tych przedsiębiorstw, które nie mają zapewnionych środków finansowych na zlecenie procesu rekrutacji profesjonalnym firmom zewnętrznym.

 

c) Korzystanie z profesjonalnych portali i systemów wspierających rekrutację – to rozwiązanie pozwala gromadzić aplikacje i listy motywacyjne kandydatów, selekcjonować aplikacje wg określonych kryteriów, wysyłać odpowiedzi i korespondencję seryjną, np. w celu podziękowania za udział w rekrutacji.

 

d) Analiza baz danych – taką usługę oferują profesjonalne firmy doradztwa personalnego; dzięki niej można pozyskać CV kandydatów o interesującym nas profilu, jednak sprawdzenie pod względem merytorycznym leży już po naszej stronie.

 

Benefity i świadczenia pracownicze

To bardzo trudny obszar, ponieważ pozbawianie lub zmniejszanie świadczeń może prowadzić do niezadowolenia i frustracji pracowników.

Jeśli więc chodzi o świadczenia i wszelkiego rodzaju benefity, najpierw należy skupić się na tym, które korzyści mają największy wpływ na pracowników. W tym celu można np.:

– przeprowadzić ankietę „satysfakcji klienta” wśród pracowników,

– przeanalizować dane historyczne i aktualne, jak dużo osób korzystało/korzysta z poszczególnych dodatków.

 

Można też spróbować obniżyć koszty, nie zmniejszając korzyści dla pracowników, poprzez porównanie ofert ubezpieczeń zdrowotnych u różnych dostawców, a nóż otrzymamy lepszą ofertę w korzystnej cenie. Podobnie z innymi dodatkami, jak np. karty sportowe, kursy językowe, etc.

Negocjuj warunki z dostawcami świadczeń dodatkowych dla pracowników!

 

Rozwój zawodowy

 

 

Rozwój zawodowy nie może być ograniczony lub wręcz wstrzymany tylko dlatego, że budżet HR się zmniejszył.

W rzeczywistości jest to jeden z obszarów, w którym możesz chcieć konkurować z innymi i stawiać na najwyższą jakość, ponieważ utrzymanie najlepszych talentów będzie ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Zamiast wydawać dużo pieniędzy na kontynuację edukacji, konferencje lub warsztaty doskonalenia zawodowego, możesz skorzystać z darmowych lub tanich zasobów, takich jak masowe otwarte kursy online, seminaria internetowe oferowane przez organizacje zawodowe, bezpłatne webinaria, wewnętrzne programy mentorskie oraz kursy prowadzone wewnętrznie, ukierunkowane na określone umiejętności.

Szkolenia, prowadzone przez ekspertów z wewnątrz organizacji, niosą ogromny potencjał. Poza tym, że obniżamy koszty szkoleń, to z drugiej strony jest to doskonały motywator i wyróżnienie dla trenerów wewnętrznych.

 

Zwiększanie morale pracowników i prestiżu firmy – Employer Branding

 

 

Nie pozwól, aby kultura i morale Twojej firmy wywarły duży nacisk na Twoje wysiłki na rzecz obniżenia kosztów.

Podobnie, jak w przypadku profesjonalnych ofert rozwoju, jest to jeden z obszarów, który powinien zostać w tym czasie rozwijany i promowany.

Rozważ skorzystanie z wygodnych świadczeń, które możesz zorganizować i zaoferować pracownikom, ale za które  będą płacić za korzystanie.  Mogą to być np.:

 – automaty z napojami i przekąskami,

 – kantyna ze specjalnymi produktami preferowanymi przez pracowników, jak produkty bezglutenowe, dla diabetyków, świeże owoce, koktajle, etc.

– usługi medyczne i programy dedykowane np. profilaktyka kręgosłupa, masaże, gimnastyka,

– żłobek / przedszkole dla dzieci pracowników w pobliżu firmy,

itd…

 

Ponieważ wielu pracowników już płaci za te usługi, dodatkowa wygoda na pewno zostanie zostanie doceniona.

Można także rozważyć powołanie tzw. komitetu pracowniczego, który zbiera pieniądze, aby zapewnić małe, zabawne wydarzenia dla pracowników lub ich dzieci.

 

Zarządzanie ryzykiem – prewencyjne BHP

 

 

Zarządzanie ryzykiem może nie być pierwszą rzeczą, która przychodzi ci do głowy, gdy próbujesz obniżyć koszty, ale może przynieść ogromne korzyści.

Jest to jeden obszar, w którym pozytywne zmiany mogą bezpośrednio przekładać się na zaoszczędzone pieniądze.

Zacznij od programu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), który wpływa bezpośrednio na wysokość składki i na odszkodowania dla pracowników.

Nie skupiaj się tylko na zapobieganiu wypadkom w miejscu pracy, ale także oferuj ocenę ergonomii.  W tym celu można np. zapewnić sezonowe szkolenie nt. konkretnego problemu, jak praca w upale, jazda  z poślizgiem kontrolowanym, bezpieczna praca przy linii produkcyjnej, a nawet ćwiczenia z zakresu bezpieczeństwa.

 

 

Ponieważ duża część kosztów firmy pochodzi z działu HR, niezależnie od tego, czy chodzi o pozyskiwanie talentów, rozwój zawodowy czy korzyści, wszelkie oszczędności, które można wygenerować, mogą mieć znaczący wpływ na wyniki finansowe firmy.

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *