Cała prawda o 5S w praktyce – osobiste doświadczenia wdrożeniowca

Tym razem trochę o własnych doświadczeniach związanych z 5S:) A dokładniej o wdrożeniu, przebiegu i późniejszym utrzymaniu tego systemu.

 

Przedstawię Wam podejścia do 5S, jakich miałam zaszczyt doświadczyć w praktyce. Z każdym z nich w innej firmie, na różnym etapie mojego rozwoju zawodowego.

 

No to zaczynam…

 

1# Na początku było ….. duuuużo paprotek 🙂 Firma nr 1.

 

 

 

Właśnie tak… paprotek. Były wszędzie, NAD każdą linią montażową, PRZY większości maszyn na halach produkcyjnych, generalnie było bardzo zielono:)  Tworzenie zielonych wysp w firmach produkcyjnych nie jest niczym nowym i jest to całkiem ciekawe rozwiązanie, które pozytywnie wpływa na ludzi i ich samopoczucie w pracy. Ale umiar, rozsądek, a przede wszystkim dbałość o bezpieczeństwo powinny być ważniejsze 🙂

 

Kontynuując… motywem przewodnim w tej firmie były więc paprotki:) dodam, że chodzi o branżę produkcyjną, o bardzo rozdrobnionej działalności (elementy elektroniczne, odlewy aluminiowe, tworzywa sztuczne).

System 5S w ogóle tam nie funkcjonował, nie było standaryzacji pracy, ani zachowanej ergonomii, nie było prawie żadnych oznaczeń poziomych, pionowych etc. … nie mówiąc już o kącikach czystości, czy innych elementach, które zwykle kojarzą się nam z 5S.

Trzeba było rozpocząć pracę od samego początku, od podstaw.

Uświadomienie pracownikom o co chodzi z 5S okazało się najbardziej wymagającym punktem całej tej zabawy;) Bo jak przekonać wszystkich, że paprotki, które były tam od 30 lat nie powinny znajdować się w takim miejscu?

Oczywiście nieco przekoloryzowuje teraz z tymi paprotkami, ale w gruncie rzeczy o to właśnie chodziło, o te bardzo ugruntowane i głęboko zakorzenione przyzwyczajenia, które niestety okazały się silniejsze od chęci rozwoju i poprawy środowiska pracy.

 

Jak wyglądało wdrożenie 5S?

1. Uświadomienie kierownictwa: szkolenie, materiały z przykładami przed zmianą i po zmianie, pilotaż na wybranym obszarze produkcji.

2. Uświadomienie pracowników: szkolenie w formie praktycznej, tj. demonstracja na obszarze produkcji jak wygląda aktualna sytuacja, a jak prezentuje się wzorcowy obszar.

3. Udostępnienie materiałów nt 5S w formie papierowej i elektronicznej.

4. Ustalenie planu wprowadzenia 5S na poszczególnych obszarach produkcji.

5. Dostosowanie poszczególnych obszarów do tego wzorcowego. Opisanie standardu. Przeszkolenie pracowników, liderów i kierownictwa.

6. Omówienie formy weryfikacji działania systemu, czyli pilotażowe audyty 5S.

7. Udostępnienie pełnej dokumentacji audytowej, ustalenie i omówienie zasad przeprowadzania cyklicznych audytów i działań po-audytowych.

 

I wydawało by się, że wszyscy wszystko już wiedzą, standard ustalony, stanowiska przygotowane, etc. I co?? …. I nic z tego nie wyszło. ..

A dlaczego?

 

Przyczyny niepowodzenia

 

Otóż … przyczyn jest co najmniej kilka. Jedna wynikała z faktu, że praca w tej firmie była 3 zmianowa.

Standard 5S był przestrzegamy, ale tylko na 1. zmianie, tj. wtedy, gdy „kierownictwo patrzyło”. Na pozostałych zmianach pracownicy postępowali wedle swoich przyzwyczajeń.

 

Kolejna kwestia, to długi staż pracy większości osób na produkcji i kierownictwa. Oczywiście nie wiek był tutaj problemem, a przyzwyczajenia i ogromna niechęć do zmian. Klasyczny przykład, jak obawa przed nowym i nieznanym blokuje możliwość poprawy aktualnej sytuacji.

 

Nie można zapomnieć w tym miejscu o samym kierownictwie, które co prawda nie blokowało, ale też w żaden sposób nie wspierało inicjatywy wprowadzenia 5S w obszarze produkcji. Skoro więc dla przełożonych nie był to ważny element ciągłego doskonalenia, to jak można oczekiwać od reszty pracowników zaangażowania w tym temacie.

 

Nie ukrywam, że i ja popełniłam błąd wprowadzając 5S w tej firmie, a mianowicie zabrakło z mojej strony dwóch elementów:

  1. zaangażowania pracowników w proces wdrożenia, ustalenia wzorca 5S, zasad, etc.
  2. wyjaśnienie szerszego kontekstu biznesowego, jaki jest cel i korzyści

 

Niestety… błąd nowicjusza.. ;| Ale bez tego doświadczenia nie mogła bym wyciągnąć lekcji na przyszłość.

 

Mimo kilku prób ratowania 5S tej firmie niestety nie udało się na tyle zainspirować pracowników i przekonać kierownictwo do wspierania tego systemu, aby mógł on prawidłowo funkcjonować.

 

To jest bardzo negatywny przykład na to, jak brak woli współpracy i systematyczności w codziennych działaniach oraz małe doświadczenie osoby wprowadzającej system potrafi zdusić 5S w zarodku.

 

 

2# Nowa firma, nowy początek. Firma nr 2.

 

Lekkoatleta, Biegacz, Sprint, Szybko

 

Kolejny przykład jest chyba marzeniem  każdego LEANowca. A mianowicie – budowanie systemu 5S od samego początku, w zupełnie nowo powstającej firmie.

 

Jest to chyba najbardziej komfortowa sytuacja. Nie trzeba wykorzeniać starych nawyków, nie ma potrzeby porządkować dotychczas zgromadzonych rzeczy związanych z danym miejscem.

Ale jeśli myślisz, że jest łatwo, to jesteś w błędzie. Nigdy nie jest łatwo wprowadzić 5S, a przynajmniej takie jest moje doświadczenie.

 

Kolejna firma (również produkcyjna), w której wprowadzałam 5S była świeżo po oddaniu budynku do użytku. Pracownicy dopiero stopniowo byli zatrudniani, a cały personel liczył niespełna kilkadziesiąt osób.

Zatem większość osób szkoliła się z 5S już podczas pierwszych dni pracy w firmie.

 

Jakie wyglądało wdrożenie 5S?

 

  1. Przygotowanie standardów 5S obowiązujących w firmie – Przewodnik/ Instruktaż dla pracowników.
  2. Dostosowanie stanowisk i obszarów roboczych.
  3. Szkolenie Managementu, Liderów, Brygadzistów i wyjaśnienie im ich roli w procesie 5S.
  4. Szkolenie pracowników i wyjaśnienie im znaczenia 5S z perspektywy lokalnej i globalnej.
  5. Zastosowanie 5S w praktyce wg przygotowanych wskazówek.
  6. Cykliczne audyty 5S (pierwszy po ok. 3 miesiącach od wprowadzenia w danym obszarze).

 

Samo wdrożenie poszło gładko, ale również nie obyło się bez trudności jeśli chodzi o utrzymanie 5S.

Główny problem leżał w tym, że procesy wewnętrzne (technologiczne) nie były jeszcze dopracowane, często zmieniano przeznaczenie danych obszarów na produkcji, a w związku z tym oznaczenia przestawały być aktualne. Trzeba było więc monitorować sytuację na produkcji i nadążać za zmianą 🙂

 

Pojawił się też problem z zaangażowaniem pracowników w utrzymanie 5S, wkradła się rutyna. Przed audytem było poruszenie, akcja – sprzątanie i sprawdzanie, czy wszystko jest zgodne z wytycznymi.

Sam audyt zwykle wychodził bardzo dobrze, ciężko było się do czegoś przyczepić, pracownicy wiedzieli co to jest 5S, dlaczego jest tak ważne i świetnie potrafili zaprezentować swój obszar roboczy.

Za to po audycie zapał pomału opadał i ciężko było mówić o systematyczności.

 

I w tym momencie do akcji wkraczali Managerowie i „swoimi sposobami” motywowali pracowników, co jak nie trudno się domyśleć kończyło się z różnym skutkiem.

 

 

 

3# Odświeżony system – spacery 5S. Firma nr 3.

 

 

Noga, Stopa, But, Kobiet, Osoby, Ludzie

 

Myślę, że kolejny przykład funkcjonowania systemu 5S również jest ciekawy i warty opowiedzenia.

Rozpoczynając pracę w tej firmie zastałam już wprowadzony system 5S. Samo przygotowanie merytoryczne nie budziło żadnych zastrzeżeń, również pracownicy nie mieli większego problemu z jego utrzymaniem.

5S funkcjonowało w całej firmie, nie tylko na produkcji, ale również w biurach administracji, w IT, R&D, Utrzymaniu Ruchu, logistyce, … wszędzie. Nawet pokój Prezesa był dostosowany do wytycznych 5S.

 

Okazało się jednak, że jest

potrzeba zmiany.

 

Dlaczego?

 

Otóż, główną przyczyną była rutyna, pracownicy wykonywali niektóre czynności wręcz automatycznie, nieraz bezmyślnie. A z racji branży (farmacja) powinni zachować stale pewien poziom czujności.

Wspólnie z Managementem postanowiliśmy więc nieco odświeżyć 5S i zmodyfikować zasady, głównie chodziło o audyt 5S.

 

Jak było dotychczas?

 

– audyty 5S zapowiadane min. 2 tyg wcześniej

– audyt przeprowadzała osoba z obszaru continuous improvement, a uczestniczył w nim kierownik/lider i pracownicy danego obszaru

– po audycie osoba z obszaru CI przesyłała drogą elektroniczną wynik do Managera audytowanego obszaru oraz umieszczała wynik na tablicy CI na produkcji lub w biurze

 

 

Co zmieniliśmy?

 

– w audycie uczestniczyli: Prezes lub inna osoba z Zarządu, losowo wybrani Managerowie i przedstawiciele każdego obszaru (wcześniej ustaliliśmy podział firmy na obszary) oraz osoba z CI

– audyt przeprowadzany był w postaci „Spacerów 5S”, tj. przechodziliśmy przez losowo wybrany obszar i zadawaliśmy pytania zgodnie z opracowaną wcześniej checklistą (przykład opisany będzie we wpisie poświęconym 5S cz.2)

– audyt 5S przeprowadzany był raz w miesiącu na losowo wybranym obszarze, ale o terminie informowani byli tylko ci, którzy pełnili rolę audytujących

– jeśli zauważono jakąś niezgodność lub ciekawe rozwiązanie w danym obszarze, to przedstawiciele działów biorący udział w audycie mieli obowiązek zabezpieczyć swój obszar przed pojawieniem się takiej niezgodności lub powielić sprawdzone rozwiązanie z innego obszaru u siebie

 

Oczywiście na początku to podejście wzbudzało bardzo wiele kontrowersji i pytań, szczególnie ze strony pracowników. Głównie chodziło o brak wiedzy nt terminu audytu. Ale przecież w 5S chodzi o to, aby być systematycznym na co dzień, a nie tylko przed „kontrolą”.

 

Jakie widzę plusy takiego podejścia:

– szersze spojrzenie na 5S, nie tylko w kontekście własnego działu, ale również globalnie

– element nauki i wymiany doświadczeń pomiędzy różnymi obszarami firmy

– 5S traktowane jako ważny element ciągłego doskonalenia

– ciągłe utrzymanie 5S, a nie od audytu do audytu

– wymiana doświadczeń pomiędzy różnymi działami wspiera kreatywność pracowników, baza do zgłaszania inicjatyw i sugestii pracowniczych

– ograniczenie rutyny i podtrzymywanie motywacji pracowników poprzez nadanie rangi 5S ( w audycie uczestniczył zawsze Członek Zarządu)

 

 

Tak właśnie wygląda moje doświadczenie z 5S:) Łatwo nie było w żadnym przypadku, ale w przypadku każdego można wyciągnąć jakieś wnioski i lekcję na przyszłość.

 

Jeśli zainteresował Cię ten wpis – przekaż dalej / masz jakieś pytania – zostaw komentarz.

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *