Arkusz kontrolny, czyli jak zbierać dane

Arkusz kontrolny – zastosowanie

 

We wcześniejszych wpisach dużo mowy było o metodach rozwiązywania problemów, od tych najprostszych – do zastosowania w grupie roboczej, po bardziej zaawansowane- jak analiza kart kontrolnych.

 

Znasz już te metody? Jeśli jeszcze nie, to zapraszam do poczytania na wcześniejszych wpisach:

DMAIC, analiza Pareto, burza mózgów, metoda 6-3-5, karty kontrolne, histogram, 5 Why, diagram przyczynowo-skutkowy.

 

Przed przystąpieniem do wszelkiego rodzaju analiz problemów potrzebujemy jednego – danych z procesu! To na ich podstawie będą prowadzone dyskusje, przygotowywane wykresy i karty kontrolne, a następnie podejmowane działania.

 

Dane powinny być:

– aktualne (ale czasem również historyczne)

– rzetelne

– precyzyjne

– zebrane w ściśle określony sposób

– zebrane na podstawie takiej samej liczności próbki, jeśli mają być porównywane

– z określonego przedziału czasowego

 

Arkusz kontrolny to narzędzie, które służy właśnie do zbierania danych. Jest więc najbardziej przydatne na początku procesu rozwiązywania problemów, ale też przy wdrażaniu nowych procesów, produktów.

 

Arkusz kontrolny umożliwia systematyczne monitorowanie wydajności procesów, księgowanie i zestawianie ze sobą danych aktualnych, ale też historycznych. Dzięki temu mamy pełen obraz dominujących tendencji i trendów w analizowanym procesie.

 

Co nam daje stosowanie arkuszy kontrolnych? Top 5 zalet

 

– Gromadzenie danych z procesu w uporządkowany, czytelny i łatwy sposób.

 

– Prosta i uniwersalna procedura korzystania z arkusza ułatwia zastosowanie w dowolnym obszarze działania organizacji (produkcja, administracja, finanse, dział personalny, zakupy, sprzedaż, etc.).

 

Budowanie obrazu kondycji danego procesu „w czasie rzeczywistym”, na bieżąco, na podstawie zebranych faktów, a nie opinii osób zaangażowanych w proces.

 

Obserwacja tendencji i trendów, jakie kształtują się na podstawie danych aktualnych i historycznych.

 

– Kompleksowe zastosowanie jako baza wyjściowa dla każdej metody rozwiązywania problemów z obszaru jakości i ciągłego doskonalenia.

 

 

Co powinniśmy wiedzieć, aby dobrze opracować arkusz kontrolny?

 

Nie ma jednego, złotego środka na opracowanie arkusza kontrolnego. Wszystko bowiem zależy od tego, do czego ma być wykorzystany, dla jakiego obszaru i jakie dane mają być gromadzone za jego pomocą.

Warto jednak kierować się pewnymi podstawowymi zasadami, aby nie przeoczyć niektórych istotnych wartości.

 

 1. Ustal, jakie dane będziesz zbierał za pomocą arkusza kontrolnego.

 

Chodzi tutaj o konkretną definicję obserwowanego zjawiska, sytuacji, parametru.

 

Przykład:

Jeśli obserwujesz natężenie absencji chorobowej w poszczególnych obszarach działalności organizacji , w określonym przedziale czasowym, musisz zdefiniować:

 

co to znaczy „absencja chorobowa”: np. Nieobecność w pracy spowodowana chorobą, trwająca dłużej niż 1 dzień roboczy i potwierdzona zwolnieniem lekarskim.

 

w jakiej perspektywie czasowej zbierane będą dane: np. tydzień do tygodnia w okresie wrzesień – grudzień

 

jakich obszarów dotyczyć będzie analiza: np. pracownicy administracji i działu sprzedaży

 

Wskazówka: upewnij się, że wszystkie osoby, które przygotowują analizę dotyczącą tego problemu stosują taki sam arkusz kontrolny, opatrzony taką samą definicją problemu. Wówczas będziesz pewien, że zebrane dane można w dowolny sposób zestawić ze sobą, porównać i wyciągnąć wnioski.

 

 2. Ustal kto i w jaki sposób będzie zbierał dane

 

Dokładniej mówiąc, musi być opracowany pewien standard postępowania w kwestii zbierania danych oraz samego arkusza zbierania danych – czyli arkusza kontrolnego. Jest to szczególnie istotne, gdy tematem zajmuje się większa grupa osób – każdy w taki sam sposób musi rozumieć definicję problemu i to, kiedy i jak notować obserwacje.

Spostrzeżenia mogą obejmować bowiem cały obszar lub tylko pewną, konkretną próbkę, np. osoby zatrudnione krócej niż 2 lata.

 

Nie mniej ważne jest ustalenie, czy odpowiedzialni za zbieranie danych mają wystarczającą wiedzę, w jaki sposób to robić oraz czy mają na to zaplanowany czas. Nie ma bowiem nic gorszego w przypadku rozwiązywania jakiegoś problemu/ zagadnienia, jak pośpiech i niedokładność na pierwszym etapie, czyli gromadzeniu informacji o procesie.

 

Zanim przystąpisz do działania postaraj się też zebrać wstępne informacje o problemie, żeby ocenić jak duża jest jego skala oraz kiedy można dokonywać pomiarów. Chodzi o sprawdzenie, czy proces jest dostępny tylko w konkretnym czasie, czy w dowolnym momencie można zacząć zbieranie danych.  Na tej podstawie będzie łatwiej zaplanować przez jaki czas gromadzić informacje, aby zebrać reprezentatywną próbkę, uwzględniającą wszelkie typowe i nietypowe zjawiska.

 

 3. Opracuj arkusz kontrolny dopasowany do potrzeb obserwowanego procesu / zjawiska.

 

 

Jakie elementy powinien zawierać każdy dobry arkusz kontrolny?

 

Dane źródłowe:

 

Co badamy?  – informację, co jest przedmiotem obserwacji, tj. jaki parametr, wielkość, zjawisko

np. absencja chorobowa

 

Definicja problemu: absencja chorobowa – nieobecność w pracy dłuższa niż 1 dzień roboczy spowodowana chorobą, co jest potwierdzone zwolnieniem lekarskim.

 

Gdzie?  –  miejsce zbierania danych, np. dział administracji, pracownicy zatrudnieni poniżej 2 lat

 

Kto? – odpowiedzialni, za zbieranie danych, np. specjalista ds. kadr z działu personalnego

 

Kiedy? – data zanotowania wyników, np. poniedziałek, wtorek, środa, … CW20

 

 

Przykłady arkuszy kontrolnych

 

  • Pareto w czasie rzeczywistym – przy analizie za pomocą metody Pareto

 

 

Sposób korzystania z takiego arkusza jest niezwykle prosty i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Wystarczy zaznaczyć fakt wystąpienia danego zjawiska.

W tym przypadku podany jest przykład analizy absencji chorobowej. Równie dobrze można jednak zastosować taki arkusz na produkcji do monitorowania np. strat.

Wówczas zamiast CW (aktualny tydzień) i dnia można wyszczególnić np. najczęściej występujące straty, a zamiast liczby wystąpień – zaznaczać stratę czasu w minutach, godzinach, dniach, …

 

 

Arkusz kontrolny zbierania danych pomiarowych

 

Ten przykład z kolei odnosi się do produkcji, a dane zbierane są przez jedną osobę. Można też wyznaczyć na każdej zmianie pracownika odpowiedzialnego za pomiar i rejestrację wyników. Jednak im więcej osób dokonuje pomiarów, które mają być wykorzystane do jednej analizy, tym większe ryzyko zakłóceń. Może się bowiem okazać, że wykazaną dominującą zmienność reprezentuje zmiana do zmiany, a faktyczny problem leży gdzie indziej.

 

 

Jeśli zainteresował Cię ten temat i chciałbyś mieć dostęp do przykładowych arkuszy kontrolnych w formie edytowalnej – zapisz się do newslettera!

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *