Analiza SWOT

Co to jest analiza SWOT?

 

 

Analiza SWOT jest techniką, która w sposób graficzny pozwala przedstawić ocenę organizacji, procesu czy produktu z punktu widzenia zasobów oraz wpływu otoczenia.

Skrót SWOT bierze się od słów: Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats, czyli mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia. I w taki właśnie sposób realizowana jest analiza, poprzez kolejno przedstawiane elementy wpisujące się w cztery powyższe określenia.

 

SWOT’a można zastosować np. gdy przygotowujemy analizę opłacalności danej inwestycji czy przy inicjowaniu projektu. Bardzo dobrze sprawdzi się też jako podsumowanie działania danego procesu, czy nawet funkcjonowania określonej jednostki organizacyjnej.

 

 

Co nam daje stosowanie analizy SWOT?

 

Analiza SWOT w obrazowy sposób pozwala zebrać „wszystkie siły oddziałujące na obiekt”, tj. proces, produkt, jednostkę organizacyjną, projekt, etc.

Mówiąc prosto – na jednej karcie widzimy wszystkie (zauważone przez nas) mocne i słabe strony danego zagadnienia oraz szanse i zagrożenia z nim związane.

 

Analizując zebrane informacje można dokonać obiektywnej oceny sytuacji związanej z określonym tematem i na tej podstawie zaplanować dalsze działania.

 

Formularz analizy jest jednostronicowy i podzielony na cztery obszary – mocne strony (strenghts) | słabe strony (weaknesses) | szanse (opportunities) | zagrożenia (threats).

W centralnej części arkusza znajduje się temat analizy, czyli COŚ, na temat czego zbieramy oceny i opinie, a następnie podejmiemy decyzję.

 

Przykładowy wygląd arkusza może być następujący:

 

 

 

Co powinniśmy wiedzieć opracowując analizę SWOT?

Elementy analizy

 

 

S – Mocne strony

Przygotowując ocenę mocnych stron weź pod uwagę wszystkie znane Ci czynniki i charakterystyki środowiska  wewnętrznego i zewnętrznego, jakie mają wpływ na przedmiot analizy.

Do czynników wewnętrznych zaliczyć można np.: zachowania, wszelkie aspekty zwiększające efektywność, wzmacniające działanie, wywierające pozytywny wpływ na jednostkę czy organizację.

Czynniki zewnętrzne, czyli otoczenie,  to w przypadku oceny mocnych stron wszelkiego rodzaju pozytywne relacje, opinie, wpływy związane z tematem, który obrany jest za cel. Można w tym miejscu wyszczególnić kto zyskuje, i co dzięki funkcjonowaniu np. procesu, projektu, czy jednostki organizacyjnej podlegającej ocenie.

 

 

W – Słabe strony

 

Analizując słabe strony postępuj analogicznie, jak w przypadku mocnych stron, z tą tylko różnicą, że pod lupę weź  wszystkie negatywne aspekty, wewnętrzne i zewnętrzne. Oczywiście muszą one mieć bezpośredni wpływ na temat, którym się zajmujesz.

Czynnikami wewnętrznymi będą w tym przypadku wszelkiego rodzaju charakterystyki, zachowania, aspekty analizowanego zagadnienia, ale takie, które w sposób negatywny oddziałują na środowisko wewnętrzne. Weź pod uwagę te elementy, które obniżają efektywność, wyniki, wpływają na zwiększenie kosztów, obniżają jakość, etc.

W tej części analizy SWOT powinny znaleźć się też wszystkie minusy, negatywne aspekty związane z oddziaływaniem rozważanego tematu na otoczenie zewnętrzne. Jest to np. wpływ na inne działy, organizacje, na innych pracowników, procesy, projekty, etc.

 

 

O – Szanse

 

W przypadku określenia mocnych i słabych stron przedmiotu analizy, zwykle można znaleźć oparcie w faktach, rzeczywistych danych, relacjach, wpływach i efektach.

Jeśli mówimy natomiast o szansach, głównie w grę wchodzą nasze przewidywania na temat przyszłości, poparte doświadczeniem, czasem badaniami, prognozami, czy innymi danymi. Nie ma pewności, ale jest spore prawdopodobieństwo, że elementy, które uwzględnimy w tej części, będą mieć miejsce, zadzieją się.

Szanse, to czynniki, zdarzenia, zmiany zewnętrzne, które w odniesieniu do analizowanego tematu dają możliwość poprawy, wzrostu.

Szanse są rozważane w kontekście pozytywnych czynników i elementów, jakie mają wpływ na analizowany temat oraz w drugą stronę – plusy jakie może przynieść dane zagadnienie otoczeniu.

 

T – Zagrożenia

 

Ostatni element analizy SWOT to zagrożenia. Jak to rozumieć?

Zagrożenia to czynniki, zdarzenia, zmiany zewnętrzne, które w odniesieniu do analizowanego tematu mogą przynieść negatywne skutki, pogorszenie: sytuacji, wyników, jakości, efektywności, etc.

Zagrożenia to nic innego jak wszelkiego rodzaju ryzyka, czynniki o negatywnym znaczeniu jakie wpływają zarówno na analizowane zagadnienie, jak i w przeciwną stronę – wywierane są przez analizowany temat na otoczenie zewnętrzne.

Podobnie jednak jak szanse – zagrożenia mogą wystąpić, ale nie muszą. Są efektem naszej znajomości i obserwacji tematu, jak również wypadkową naszego doświadczenia i wszelkiego rodzaju prognoz.

 

Podsumowując:

 

Jak przeprowadzić analizę SWOT?

 

W kilku krokach, jak podejść praktycznie do analizy SWOT:

 

1. Dokładnie określ / potwierdź temat, który będzie analizowany. Upewnij się, że każdy, kto będzie brał udział w analizie, tak samo rozumie temat.

 

2. Zaproś uczestników. Dopilnuj, aby członkowie zespołu reprezentowali różne obszary. Dzięki temu analiza będzie kompleksowo oddawać realną sytuację i prezentować różne punkty widzenia i aspekty zagadnienia.

 

3. Przed analizą przekaż informacje nt metody SWOT i zasad jej przeprowadzania wszystkim uczestnikom.

 

4. Przygotuj arkusz SWOT na dużym formacie papieru lub wyświetlaj w wersji elektronicznej na rzutniku. Uzupełniaj poszczególne pola wspólnie z zespołem „na żywo”.

 

5. Określ wagę zebranych czynników, wpisz je w poszczególnych obszarach – od najważniejszych do najmniej ważnych.

 

6. Przygotuj podsumowanie analizy uwzględniające wagi poszczególnych czynników.

 

 

 

Przykładowa analiza SWOT

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *